Ako ušetriť na evente: Tipy pre rozpočet

Organizácia podujatia nemusí znamenať obrovské výdavky. S trochou plánovania môžete výrazne ušetriť a zároveň zachovať vysokú úroveň programu. Tu sú overené spôsoby, ako efektívne znížiť náklady na event:

1. Výber správneho termínu

Ceny služieb a atrakcií sa menia v závislosti od sezóny. Ak sa chcete vyhnúť vysokým nákladom, neorganizujte podujatie v čase, keď majú dodávatelia najviac práce, napríklad:

• Deň detí (1. jún)
• Obdobie vinobraní a jarmokov
• Letná sezóna festivalov a veľkých podujatí

Ak zvolíte menej exponovaný termín alebo pracovný deň, získate lepšie ceny a širší výber dodávateľov.

2. Prenájom atrakcií mimo sezóny

Nafukovacie atrakcie sú v sezóne drahšie, preto sa oplatí ich prenájom v období nižšieho dopytu alebo počas pracovných dní. Ak plánujete event mimo hlavnej sezóny, vieme ponúknuť výhodnejšie ceny a flexibilnejšie podmienky.

3. Program s miestnymi talentmi

Namiesto drahých profesionálnych účinkujúcich oslovte miestne detské folklórne súbory, amatérske kapely alebo tanečné skupiny. Často vystupujú za symbolickú odmenu, alebo dokonca zdarma, ak im zabezpečíte priestor na prezentáciu. Takto získate kvalitný program a zároveň podporíte komunitu.

4. Výber cenovo dostupnej lokality

Prenájom priestoru býva jednou z najväčších položiek v rozpočte. Skúste tieto alternatívy:

• Miestne kultúrne domy, školy alebo komunitné centrá, ktoré bývajú lacnejšie než komerčné priestory.
• Vonkajšie areály, mestské parky či obecné námestia – mnohé samosprávy ich prenajímajú za symbolický poplatok alebo zdarma.

5. Jednoduchšie občerstvenie

Namiesto drahého cateringu môžete zvážiť tieto možnosti:

• Spolupráca s miestnymi reštauráciami alebo stánkarmi, ktorí môžu predávať svoje jedlá priamo na akcii.
• Jednoduché občerstvenie formou bufetu alebo food truckov, ktoré nevyžadujú obsluhu.
• Možnosť BYO (bring your own) – na menších komunitných podujatiach si môžu hostia priniesť vlastné jedlo.

6. Spolupráca s lokálnymi partnermi

Oslovte miestne firmy a podnikateľov so žiadosťou o sponzoring alebo barterovú spoluprácu. Môžu pomôcť s:

• Poskytnutím služieb (napr. zvuková technika, tlač letákov, reklamné predmety).
• Finančnou podporou výmenou za reklamu na podujatí.

7. DIY dekorácie a výzdoba

Dekorácie nemusia byť drahé, ak využijete vlastnú kreativitu:

• Výroba výzdoby zo recyklovaných materiálov.
• Zapojenie detí alebo dobrovoľníkov do tvorby plagátov a bannerov.
• Použitie svetielok a jednoduchých prírodných prvkov (kvety, látky) namiesto drahých dekorácií.

8. Efektívna reklama zadarmo

Namiesto platených reklamných kampaní využite tieto možnosti:

• Sociálne siete – Facebook skupiny, Instagram, TikTok.
• Partnerstvo s miestnymi influencermi, ktorí môžu event propagovať.
• Plagáty a letáky v miestnych obchodoch, školách, komunitných centrách.
  

9. Výber miestnych dodávateľov

Namiesto dodávateľa z druhého konca Slovenska, vyberte miestnych:

• Veľa firiem účtuje poplatky za dopravu .
• Niektoré firmy ako naša firma BITTOEVENT ponúka dopravu zadarmo vďaka našim pobočkám (skladom) v Prešove, Žiline a Bratislave.
• Ak má niektorý z dodávateľov aj viac produktov v portfóliu, odporúčame ich využiť, lebo máte možnosť získať cenovo výhodný balík ako u nás pri objednaní WC PRÍVESU.

Správnym plánovaním môžete výrazne ušetriť a stále ponúknuť kvalitný event. Stačí sa zamerať na flexibilné termíny, využiť lokálne zdroje a kreatívne riešenia.